Để bắt đầu mở một của hiệu kinh doanh nào đó bạn cần những giấy tờ, điều kiện gì? . Nhiều bạn chỉ nghĩ đơn giản chỉ cần Giấy phép kinh doanh là đủ (thậm chí có bạn còn không có cả GPKD). Hoặc chỉ đơn giản như kinh doanh online, chẳng cần quan tâm đến giấy tờ hay các thủ tục pháp lý.
Đến khi bất ngờ bị công an kiểm tra thì mới thấy mình thiếu đủ thứ giấy tờ, không biết chút gì về pháp luật kinh doanh, bị phạt nặng mới thấy: "Cuộc sống này không phải của riêng mình mà muốn làm gì thì làm."
Để giúp các bạn mới vào nghề, mình xin liệt kê một số giấy tờ cơ bản (tùy địa phương sẽ có thêm một số giấy tờ bổ sung nhưng tối thiểu các bạn phải có những giấy tờ dưới đây).
1. Giấy phép xây dựng
Giấy phép xây dựng hiểu cơ bản là một loại giấy tờ của cơ quan Nhà nước, cho phép cá nhân, cơ quan, tổ chức được xây dựng nhà cửa, công trình,...theo nguyện vọng trong phạm vi nội dung được cấp phép trong khoảng thời gian nhất định.
Nói cách khác, giấy phép xây dựng giúp tổ chức thực thi quy hoạch (Thường là Phòng đô thị) "xác định rằng người dân có xây dựng đúng theo quy hoạch chung hay không".
Đối với người kinh doanh cửa hàng sẽ có 2 trường hợp cần xin giấy phép xây dựng khi:
- Xây dựng mới hoặc di dời cửa hàng từ nơi khác đến
Trong trường hợp này, bạn bắt buộc phải có giấy phép xây dựng, tốt nhất là bạn nên hỏi Đô thị phường/xã là công trình của bạn cần GPXD không, bởi có rất nhiều trường hợp chỉ xây lại một phần nhỏ nên không xin cấp phép mà bị đình chỉ xây dựng hoặc phạt tiền vi phạm (lên đến 20 triệu).
- Sửa chữa, cải tạo
Ví dụ: Sửa chữa công trình phụ, cải tạo hệ thống điện, sưởi,...
Những sửa chữa nhỏ, không làm ảnh hưởng tới cấu trúc, công dụng, sức chịu lực của công trình thì bạn có thể thực hiện mà không cần xin giấy phép xây dựng.
Lưu ý: Đặc biệt đối với các thành phố lớn. Nếu bạn có những sửa chữa, cải tạo mặt tiền của cửa hàng thì cần phải có giấy phép xây dựng. Tránh tình trạng đang thi công bị tạm ngừng do vi phạm pháp luật.
Lưu ý: Nếu cửa hàng có sẵn và bạn muốn decor lại cửa hàng, mặt tiền, trang trí lại thì không cần GPXD, đây được coi là trường hợp sửa nội thất chứ không phải xây dựng mới.
2. Giấy phép kinh doanh
Giấy phép kinh doanh là giấy tờ bắt buộc phải có để bạn có thể hoạt động trong một ngành nghề kinh doanh được Nhà nước cho phép.
Nói dễ hiểu thì đây là giấy tờ chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền với cơ sở kinh doanh của bạn và bạn chịu sự quản lý, bảo trợ của cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện kinh doanh.
Thông thường, với những bạn kinh doanh nhỏ như shop giày, cửa hàng đồ ăn, shop quần áo thì bạn cần có Giấy phép kinh doanh (GPKD) để đăng ký hộ kinh doanh thì phải có. Bạn đăng ký ở phòng Tài chính quận/huyện (có địa phương phân cấp cho cấp phường/xã).
Lưu ý: Khi làm GPKD, bạn chỉ nên đăng ký vốn là dưới 100tr (dù thực tế quán bạn có vốn cao hơn rất nhiều) để sau này áp thuế nhẹ hơn.
Tuy nhiên, nếu bạn lập và quản lý theo mô hình công ty thì khai báo vốn điều lệ theo số thật để sau này khấu hao tài sản cố định vào thuế.
3. Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm
Nếu bạn dự định kinh doanh ngành nghề liên quan đến thực phẩm thì đây là giấy tờ tuyệt đối phải có
Đây là giấy phép rất quan trọng, bạn cần phải làm ngay sau khi có giấy đăng ký kinh doanh và khai trương cửa hàng liên quan đến thực phẩm. trong trường hợp khách hàng sử dụng sản phẩm ở quán bán bị đau bụng (hoặc nghiêm trọng hơn là ngộ độc thực phẩm) mà bạn không có giấy này thì xác định sẽ bị đình chỉ kinh doanh kèm thêm các khoản bồi thường, phạt vi phạm.
Để có giấy phép VSATTP, bạn hãy lên phòng Y tế quận/huyện để họ hướng dẫn. Thường là phải kiểm tra về sức khỏe và đi học 1 khoá tập huấn về ATVSTP và sẽ trải qua một bài kiểm tra trước khi cấp giấy.
4. Kê khai thuế
Bạn phải kê khai thuế với Đội thuế phường để họ áp thuế (trường hợp công ty thì thuế theo Luật Thuế, phải có kế toán chuyên nghiệp, làm việc với Chi cục Thuế cấp huyện).
Cách đội thuế áp thuế là dựa vào Giấy phép kinh doanh của bạn (nếu đăng ký cao họ sẽ áp thuế cao) + kiểm tra doanh thu thực tế.
Bạn nên có sự chuẩn bị khi đội thuế kiểm tra. Thông thường là mỗi năm 1 lần, đội thuế sẽ đến kiểm tra cơ sở kinh doanh của bạn.
Đối với các quán đông khách + lâu năm thì thường thuế sẽ rất cao (như bản thân mình có những quán thuế lên đến 30tr/tháng). Khi đó bạn phải chọn: hoặc là chấp nhận thuế cao, hoặc là xoá bàn làm lại (nghĩa là đóng quán một thời gian, đổi GPKD sang người khác).
5. Giấy phép bán thuốc lá, rượu bia
Nếu quán bạn có bán thuốc lá và bia rượu thì phải có giấy phép do Chi cục Quản lý thị trường cấp.
Về thuốc lá bạn chỉ nên bán các loại thuốc lá sản xuất trong nước, đừng nên bán thuốc lá lậu. Tương tự đối với bia rượu, tuyệt đối không bán loại không rõ nguồn gốc.
6. Hợp đồng lao động
Dù là bạn tuyển nhân viên thời vụ hay toàn thời gian thì cũng nên có Hợp đồng lao động. Khi chính quyền kiểm tra họ sẽ yêu cầu cái này.
Lưu ý: trong HĐLĐ phải ghi rõ làm việc part -time (nếu bạn không đóng BHXH cho nhân viên). Ngoài ra cũng cần ghi rõ thời gian làm việc trong HĐLĐ là dưới 8h/ngày và dưới 26 ngày/tháng nhé, đây là vấn đề liên quan đến pháp luật nên phải ghi đầy đủ thông tin.
7. Giấy phép sử dụng vỉa hè (nếu địa phương có chủ trương cho thuê vỉa hè)
Khi quán bạn mà chủ yếu sử dụng vỉa hè (để xe hoặc bàn ghế) thì bạn nên liên hệ với phường/xã về vấn đề sử dụng vỉa hè. Có thể hợp pháp (bằng việc thuê) hoặc phi hợp pháp (bằng quan hệ).
Lưu ý: nếu bạn sử dụng vỉa hè nhiều thì phải có thông báo trước cho xã/phường. Còn đợi bị bắt xe rồi mới thông báo thì tiền phạt khá nặng đấy hoặc thậm chí có khi bị đình chỉ kinh doanh.
Sự chuẩn bị đầy đủ về mặt pháp lý và các nơi giải quyết giấy tờ sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi kinh doanh. Còn không, bạn đừng ngạc nhiên nếu tự nhiên thấy sao nhiều người quan tâm đến quán mình quá vậy.
